Purchase Order Generator
Mô tả những gì bạn cần đặt hàng — nhà cung cấp, các mặt hàng, số lượng, giá cả — và Happycapy sẽ biến nó thành một đơn đặt hàng (purchase order) chuyên nghiệp dưới dạng PDF gọn gàng, đầy đủ số PO, ngày tháng và tổng tiền. Rất tiện lợi cho các doanh nghiệp nhỏ và người mua hàng cần gửi một PO đúng chuẩn mà không cần thiết lập phần mềm mua hàng (procurement). Miễn phí để bắt đầu.
Cách tạo đơn đặt hàng
Nhập nhà cung cấp, sản phẩm, số lượng, giá cả và điều khoản để tạo một PO có cấu trúc.
Nhập thông tin đơn hàng
Mô tả nhà cung cấp, các mặt hàng bạn đang đặt kèm số lượng và đơn giá, cùng bất kỳ điều khoản vận chuyển hoặc thanh toán nào.
Thêm số PO và ngày tháng
Cung cấp số đơn đặt hàng (PO) của riêng bạn để khớp với chuỗi số của bạn, hoặc dùng số tạm, cùng ngày phát hành và ngày giao hàng yêu cầu (nếu có).
Công cụ tạo PO
Các dòng hàng được sắp xếp trong một bảng rõ ràng, tổng phụ và thuế được tính toán, và tổng số cùng các điều khoản được đặt theo mẫu đơn đặt hàng tiêu chuẩn.
Tải xuống và gửi
Nhận một bản PDF sẵn sàng in để gửi cho nhà cung cấp. Lưu lại thông tin của bạn để nhanh chóng tạo lại cho đơn hàng tiếp theo.
Ai cần đơn đặt hàng
Hữu ích cho người mua, nhà thầu, quản lý văn phòng và các nhóm cần lưu vết giấy tờ mua sắm.
Người mua doanh nghiệp nhỏ
Gửi một đơn đặt hàng chính thức, có số thứ tự cho nhà cung cấp mà không cần trả tiền cho phần mềm mua sắm.
Người làm tự do và nhà thầu
Chính thức hóa những gì bạn đang đặt từ một nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ với một lịch sử giấy tờ rõ ràng.
Quản lý văn phòng và vận hành
Phê duyệt các khoản mua hàng với một mẫu PO thống nhất mà bộ phận tài chính có thể khớp với hóa đơn sau này.
Mẹo để tạo đơn đặt hàng đầy đủ
Các dòng sản phẩm, số PO, thuế, điều khoản giao hàng, địa chỉ và tổng cộng giúp tài liệu có thể sử dụng được.
Liệt kê mỗi mặt hàng trên một dòng riêng
Cung cấp mô tả, số lượng và đơn giá cho từng mặt hàng để bảng và tổng số hiển thị chính xác.
Cung cấp số PO của riêng bạn
Công cụ này không lưu trữ bộ đếm liên tục — hãy cung cấp số phù hợp với chuỗi hiện có của bạn.
Nêu rõ thuế
Cung cấp mức thuế hoặc số tiền cố định nếu áp dụng; nếu không, PO sẽ hiển thị tổng phụ và tổng số không kèm thuế.
Bao gồm điều khoản thanh toán và giao hàng
Các điều khoản như 'Net 30' hoặc ngày giao hàng yêu cầu nên có trong PO — hãy đề cập để chúng xuất hiện.
Thêm cả hai địa chỉ
Bao gồm địa chỉ thanh toán và địa chỉ giao hàng khi chúng khác nhau để nhà cung cấp giao hàng đến đúng nơi.
Kiểm tra lại tổng số trước khi gửi
Đối với danh sách mặt hàng lớn hoặc thuế bất thường, hãy xác minh lại các phép tính trên PO đã tạo trước khi gửi đi.
Những gì cần mong đợi từ một đơn đặt hàng
Xem xét chất lượng đầu ra, các bước kiểm tra tiếp theo và kỳ vọng tải xuống cho một đơn đặt hàng.
Với một mô tả rõ ràng về nhà cung cấp, các mặt hàng và tổng tiền, công cụ sẽ tạo ra một file PDF đơn đặt hàng gọn gàng, tính tổng chính xác trong chưa đầy một phút. Các đơn hàng đơn giản với vài dòng mục cho kết quả đáng tin cậy. Các danh sách mặt hàng rất dài, đơn hàng đa tiền tệ, hoặc quy tắc thuế bất thường có thể cần bạn kiểm tra lại phép tính và bố cục trước khi gửi. Đầu vào tốt nhất: thông tin nhà cung cấp, số PO, mô tả mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế, ngày giao hàng, địa chỉ thanh toán và giao hàng, và điều khoản thanh toán.
예시: Đầu vào: tên nhà cung cấp, địa chỉ thanh toán và giao hàng, số PO, ba dòng mặt hàng kèm số lượng và đơn giá, ngày giao hàng, và điều khoản Net 30. Đầu ra: một file PDF đơn đặt hàng với bảng chi tiết từng mục, tổng tiền, điều khoản, và các khối địa chỉ. Phù hợp cho việc phê duyệt nhà cung cấp và hồ sơ mua hàng.
Ghi chú về đơn đặt hàng
Xem lại phần này khi thông tin nguồn liên quan đến: Các dòng sản phẩm, số PO, thuế, điều khoản giao hàng, địa chỉ và tổng cộng giúp tài liệu có thể sử dụng được.
- Công cụ không duy trì một chuỗi số PO liên tục qua các lần sử dụng — hãy tự cung cấp số của bạn để giữ tính nhất quán.
- Các trường hợp thuế phức tạp (nhiều mức thuế, quy định theo khu vực) nên được kiểm tra lại, vì công cụ chỉ áp dụng mức thuế bạn cung cấp mà không xác thực quy định địa phương.
- Kết quả đầu ra là một tài liệu, không phải một bản ghi kế toán — nó sẽ không tự động đồng bộ với hệ thống quản lý hàng tồn kho hoặc mua hàng.
자주 묻는 질문
Đơn đặt hàng (purchase order) là gì và khi nào tôi cần nó?
Đơn đặt hàng (PO) là văn bản mà người mua gửi cho nhà cung cấp để chính thức yêu cầu hàng hóa hoặc dịch vụ, trong đó liệt kê các mặt hàng, số lượng, giá đã thỏa thuận và điều khoản. Nó được dùng để xác nhận việc mua hàng và tạo bằng chứng giấy tờ trước khi hóa đơn được phát hành.
Sự khác biệt giữa đơn đặt hàng và hóa đơn là gì?
Đơn đặt hàng do người mua tạo ra để đặt hàng hóa; hóa đơn do người bán tạo ra để yêu cầu thanh toán cho những hàng hóa đó. PO thường xuất hiện trước, và hóa đơn sẽ tham chiếu đến số PO khi đơn hàng được thực hiện xong.
Tôi nên bao gồm những thông tin gì?
Thông thường là thông tin người mua và nhà cung cấp, một số PO duy nhất, ngày tháng, các mặt hàng kèm số lượng và đơn giá, tổng phụ, thuế (nếu có), tổng cộng, và điều khoản thanh toán hoặc giao hàng. Hãy mô tả những thông tin bạn có và công cụ sẽ tự điền vào một bố cục gọn gàng.
Công cụ có tự động gán số PO không?
Bạn có thể cung cấp số PO của riêng mình để khớp với chuỗi số hiện có, hoặc yêu cầu công cụ chèn một số giữ chỗ (placeholder) mà bạn có thể chỉnh sửa sau. Công cụ không duy trì một bộ đếm liên tục qua các lần sử dụng, vì vậy hãy tự theo dõi việc đánh số ở phía bạn.
Tôi có thể bao gồm thuế và phí vận chuyển không?
Có — chỉ cần ghi rõ mức thuế hoặc số tiền thuế cố định và bất kỳ phí vận chuyển hay xử lý nào, công cụ sẽ tự cộng vào tổng tiền. Nếu bạn không đề cập đến thuế, công cụ sẽ tạo ra tổng phụ và tổng cộng không có thuế.
Tôi sẽ nhận được đơn đặt hàng ở định dạng nào?
Một file PDF gọn gàng, sẵn sàng để in mà bạn có thể tải xuống và gửi cho nhà cung cấp. Nếu bạn cần chỉnh sửa liên tục, hãy giữ lại các thông tin đầu vào để có thể tạo lại thay vì chỉnh sửa trực tiếp file PDF.
Công cụ này có phù hợp cho một đơn hàng thực sự, có tính ràng buộc pháp lý không?
Đơn đặt hàng có thể trở thành một phần của thỏa thuận có tính ràng buộc khi được chấp thuận, nhưng giá trị pháp lý phụ thuộc vào điều khoản hợp đồng và pháp luật ở khu vực của bạn. Hãy kiểm tra kỹ các thông tin và, đối với các đơn hàng giá trị lớn hoặc phức tạp, xác nhận điều khoản với nhà cung cấp hoặc chuyên gia pháp lý.
