เครื่องมือสร้างใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง (Proforma Invoice)

ใบแจ้งหนี้ตัวอย่างคือใบแจ้งหนี้เบื้องต้นหรือใบเสนอราคาโดยละเอียดที่ส่งให้ผู้ซื้อก่อนที่การขายจะสำเร็จ เป็นการยืนยันสินค้าหรือบริการ ราคา และเงื่อนไขล่วงหน้า แต่ไม่ใช่การเรียกให้ชำระเงินหรือใบแจ้งหนี้ทางภาษีที่เป็นทางการ

ใบแจ้งหนี้มาตรฐานจะออกหลังการขายเพื่อเรียกให้ชำระเงินและใช้เป็นบันทึกทางบัญชีและภาษี ส่วนใบแจ้งหนี้ตัวอย่างจะออกก่อนการขายเพื่อยืนยันรายละเอียดและช่วยให้ผู้ซื้อจัดสรรงบประมาณ หาแหล่งเงินทุน หรือจัดทำเอกสารนำเข้า ไม่ควรบันทึกเป็นเจ้าหนี้การค้า

มักใช้ในการค้าระหว่างประเทศ (เพื่อให้ผู้ซื้อจัดการเรื่องศุลกากรหรือเลตเตอร์ออฟเครดิต) สำหรับใบเสนอราคาแบบ B2B ที่ต้องมีรายละเอียดเป็นรายการ หรือเมื่อต้องมีการมัดจำก่อนเริ่มการผลิตหรือจัดส่ง

ใช่ — สำคัญมากที่เอกสารต้องระบุอย่างชัดเจนว่า 'Proforma Invoice' (และมักระบุ 'not a tax invoice' ด้วย) เพื่อไม่ให้เข้าใจผิดว่าเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ เครื่องมือนี้จะระบุคำดังกล่าวให้ และคุณสามารถเน้นย้ำในคำขอของคุณได้

ได้ — ระบุระยะเวลาที่ราคาที่เสนอมีผล และเงื่อนไขการมัดจำหรือการชำระเงินใดๆ เครื่องมือจะเพิ่มให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งเป็นเรื่องปกติสำหรับใบแจ้งหนี้ตัวอย่างเนื่องจากราคายังเป็นเพียงข้อมูลเบื้องต้น

ได้ — เพิ่มรายการส่วนลด อัตราภาษี และค่าจัดส่งประมาณการ เครื่องมือจะคำนวณยอดรวมให้ เนื่องจากเป็นข้อมูลเบื้องต้น ตัวเลขเหล่านี้จึงเป็นเพียงการประมาณจนกว่าคุณจะออกใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์

ไฟล์ PDF ที่สะอาด พร้อมพิมพ์ และระบุอย่างชัดเจนว่าเป็นใบแจ้งหนี้ตัวอย่าง เก็บรายละเอียดของคุณไว้เพื่อแปลงเป็นใบแจ้งหนี้ฉบับสมบูรณ์ในภายหลัง หรือสร้างใหม่เมื่อเงื่อนไขเปลี่ยนแปลง